Le 22/11/2022
Lanceurs d’alerte : la procédure d’alerte à mettre en place dans les entreprises a été précisée par décret
Le décret d’application de la loi sur les lanceurs d’alerte a été publié au JO le 4 octobre dernier. Ce décret fixe le contenu de la procédure de recueil des alertes internes. (décret n°2022-1284, 3 octobre 2022)
Le présent article reprend en synthèse les points clés de cette procédure interne de recueil et de traitement des alertes.
A titre liminaire, il est précisé qu’un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime ou un délit ou une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ou une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. (loi n°2022-401 du 21 mars 2022)
Les informations communiquées dans le cadre de l’alerte doivent concerner des faits qui se sont produits ou pour lesquels il existe une forte probabilité qu’ils se produisent.
Qui est concerné par cette obligation ?
Les personnes morales de droit privé et celles de droit public employant des personnels dans les conditions du droit privé sont tenues d’établir une procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles dès lors qu’elles emploient au moins 50 salariés.
Ce seuil est apprécié « à la clôture de deux exercices consécutifs et est déterminé selon les modalités prévues au I de l’article L.130-1 du code de la sécurité sociale ».
Comment est mise en place cette procédure ?
Les entreprises concernées doivent établir une procédure interne de recueil des alertes, après consultation obligatoire du CSE.
La procédure interne de recueil des alertes pourrait prendre la forme d’une décision unilatérale de l’employeur ou d’un accord collectif. Il conviendra de respecter les règles afférentes à l’édiction de ces normes.
L’entreprise doit diffuser aux lanceurs d’alertes potentiels (les salariés, les anciens salariés, les candidats à l’embauche, les actionnaires, les associés, les titulaires de droits de vote à l’assemblée générale, les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance, les collaborateurs extérieurs ou occasionnels etc.) la procédure élaborée par tout moyen assurant une publicité suffisante et dans des conditions permettant de le rendre accessible de manière permanente : par exemple par voie d’affichage dans les locaux de l’entreprise, par email, par l’intranet de la société, par le site internet de l’entreprise.
Que doit prévoir la procédure ?
1. Mise en place d’un canal de réception
Un canal de réception des signalements permettant à tout lanceur d’alerte d’adresser un signalement écrit ou oral (téléphone, visioconférence ou rencontre physique) doit être mis en place. Il pourra s’agir d’une adresse email dédiée, d’une ligne téléphonique ou d’une messagerie par exemple.
Ce canal de réception doit permettre également de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits relevant du domaine de l’alerte professionnelle qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l’entreprise concernée.
La procédure prévoit que l’auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.
2. Prévoir la personne ou le service désigné par l’entreprise pour recueillir et traiter les signalements.
Ces personnes ou services disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions.
La procédure élaborée devra prévoir les garanties permettant l’exercice impartial de leurs missions par la ou les personnes désignées.
La réception de l’alerte et son traitement peuvent être confiés à des personnes/services différents.
3. Garantir l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement
Il en va ainsi notamment de l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.
Il conviendra d’interdire l’accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître.
Les informations recueillies dans le cadre d’un signalement interne ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire.
Le signalement oral (s’il est prévu par la procédure) doit être consigné de la manière suivante :
Soit en enregistrant la conversation sur un support durable et récupérable ;
Soit en la transcrivant de manière intégrale ;
Soit en établissant un procès-verbal précis de la conversation.
Ces enregistrements ou transcriptions ne peuvent être conservés que pour un temps strictement nécessaire et proportionné.
L’auteur du signalement peut vérifier, rectifier et approuver la transcription ou le procès-verbal.
4. La vérification de la recevabilité du signalement
La procédure interne doit :
Prévoir que l’auteur du signalement est informé des raisons pour lesquelles son signalement ne respecte pas, le cas échéant, les conditions légales et préciser les suites données à ce type de signalement ;
Préciser les suites données aux signalements anonymes dans la mesure où il n’est pas obligatoire d’y donner suite.
5. Traitement du signalement
Une fois les conditions de la recevabilité vérifiées, l’entreprise doit assurer le traitement du signalement. A cette fin, elle peut demander tout complément d’information à l’auteur du signalement afin d’évaluer l’exactitude de ses allégations.
Lorsque les faits paraissent avérés, l’entreprise met en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à son objet (enquêtes internes en association ou non avec le CSE, entretien avec les protagonistes, confrontation, expertise, recours à un médiateur etc.).
La procédure doit prévoir que :
Dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois à compter de l’accusé réception du signalement (ou à défaut d’accusé de réception, 3 mois à compter de l’expiration d’une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement), l’entreprise doit informer par écrit l’auteur du signalement des mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude de ses allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs des mesures prises.
L’auteur du signalement est informé de la clôture par l’entreprise lorsque le signalement est devenu sans objet ou lorsque les allégations de son auteur sont inexactes ou infondées.